Traçabilité et qualité de service :
des bénéfices immédiats pour Reden Solar avec Praxedo

Praxedo nous a aidé à professionnaliser et à valoriser notre activité, que ce soit en interne ou vis-à-vis des clients. C’est le jour et la nuit par rapport à la façon dont on travaillait avant. (…) Le regard des clients sur Reden Solar a changé. 
Brice Lestrade – Coordinateur du pôle maintenance
 

Industrie : Energie photovoltaïque
Nombre de techniciens équipés: 10

Parlez-nous en quelques mots de Reden Solar et de ses activités…

Reden Solar est issue de la société Fonroche Solaire fondée en 2008. Cette société était dans ses premières années spécialisée dans la production de panneaux photovoltaïques. Elle gérait tout le cycle de production, depuis le bureau d’études, en passant par la mise en chantier, puis la maintenance des sites.
 
Par la suite, Fonroche a diversifié ses activités dans le biogaz et la méthanisation. Cette diversification a mené à la scission de Fonroche en deux sociétés distinctes :

  • Reden Solar spécialisée sur la conception, la mise en chantier, la maintenance et l’exploitation de sites de panneaux photovoltaïques,
  • Fonroche qui a conservé l’activité liée au Biogaz et à la méthanisation.

Reden Solar compte aujourd’hui près d’une centaine de collaborateurs et gère 550 centrales photovoltaïques dans le monde, dont 515 sur le territoire Français. Nous disposons d’un bureau à Madrid qui supervise les activités internationales de la société avec notamment des sites gérés en Amérique Centrale, en Amérique du Sud, en Inde, en Europe de l’Est et en Asie Centrale.
 
La société connaît ces dernières années une belle croissance de ses activités avec un chiffre d’affaires de plusieurs dizaines de millions d’euros en 2018.
 
En France, Reden Solar assure la mise en chantier et le bon fonctionnement de serres agricoles photovoltaïques, de centrales au sol, de parcs d’ombrières sur des parkings, de panneaux solaires installés sur les toits de bâtiments industriels.
 
L’entreprise dispose de deux bases de techniciens. La première est à Roquefort, à côté d’Agen, et l’autre à Nîmes. Les 515 sites photovoltaïques dont nous avons la charge sont essentiellement situés dans le Sud-Ouest et le Sud-Est de la France, mais également dans la région Nantaise et la zone de Chambéry et Lyon.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Reden Solar est une société qui s’est développée rapidement. En ce qui concerne le pôle maintenance et d’exploitation, nous avions un fonctionnement très rudimentaire. En tant que coordinateur, je gérais les plannings d’interventions de mes techniciens via un tableur Excel.
 
Nous avons 4 chargés d’exploitation qui assurent le monitoring des sites photovoltaïques. Lorsqu’ils détectent un problème ou une défaillance sur une centrale, ils créent un ordre de travail. Auparavant, l’ordre de travail était transmis de la main à la main au technicien, sous forme d’un papier. Le technicien partait ensuite réaliser son intervention sur le site. Puis il faisait un retour d’intervention à l’oral, la plupart du temps par téléphone. C’était au chargé d’exploitation de mettre à jour manuellement les informations sur le fonctionnement de la centrale photovoltaïque concernée dans sa plateforme de monitoring.
 
Comme je vous le disais, c’était un mode de fonctionnement très rudimentaire, qui pouvait générer plein d’erreurs et d’omissions dans le cycle de gestion des interventions. Nous n’avions pas de traçabilité réellement efficace des interventions au niveau informatique. De plus, il y avait une vraie volonté écologique de l’entreprise d’en finir avec les ordres de travail en papier.
 
En outre, au fur et à mesure que nous recrutions davantage de techniciens, ce mode de fonctionnement s’est rapidement avéré complètement dépassé. Du côté de la planification, nous avons rencontré les mêmes limites, avec les 2200 interventions qu’on gère à l’année, à la fois en préventif et en curatif, les plannings sur tableur Excel devenaient très compliqués à gérer.
 
En conséquence, M. Proutier, le directeur de Reden Solar, a décidé de nous doter d’un logiciel de gestion d’interventions. Il a prospecté le marché, identifié plusieurs éditeurs possibles. Finalement, notre choix s’est porté sur la solution Praxedo, et ce pour plusieurs raisons :

  • Nous avons été convaincus dès la première démonstration du logiciel, qu’il s’agisse de l’interface de planification ou de l’application mobile du technicien,
  • Ensuite, nous avons eu la possibilité de tester gratuitement la solution et ses fonctionnalités pendant 1 mois ce qui est une excellente formule pour évaluer le logiciel,
  • Nous avons pu ainsi confirmer la facilité de prise en main de la solution et la simplicité de son fonctionnement, que ce soit à mon niveau en tant que coordinateur, aussi bien qu’au niveau des techniciens en intervention sur le terrain.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Nous utilisons le logiciel de gestion d’interventions Praxedo depuis fin d’année 2018.
 

L’optimisation des plannings de maintenance grâce à l’interface web

Notre mode de fonctionnement est le suivant :
 
Les chargés d’exploitation assurent le suivi de la production des centrales photovoltaïques dont nous avons la charge. Grâce à leurs outils de monitoring, ils identifient les défaillances sur les sites. Dès qu’un problème est relevé, le chargé d’exploitation génère une demande d’intervention dans la plateforme Praxedo.
 
Ensuite, en tant que coordinateur du pôle maintenance, je récupère ces demandes d’interventions dans Praxedo, et je crée les interventions dans l’interface web de planification pour organiser les plannings de mes techniciens.
 

Praxedo très pratique pour gérer d’importants volumes d’interventions

J’ai ainsi 10 techniciens qui interviennent tout au long de l’année sur les 515 centrales et sites photovoltaïques sous notre responsabilité. Un technicien réalise en moyenne entre 2 et 3 interventions par jour, souvent sur des sites différents. D’ailleurs pour optimiser les tournées et les temps de trajet, la planification à l’aide de la cartographie est vraiment pratique. On est loin des tableurs Excel qu’on utilisait auparavant.
 

La possibilité de gérer facilement les interventions récurrentes comme les urgences

Les techniciens assurent à la fois des interventions récurrentes de maintenance, et la réponse à des demandes en urgence. L’interface de planification de Praxedo est vraiment utile pour mixer ces différents types d’intervention, préventif et curatif. Elle est notamment très bien faite pour tout ce qui concerne la programmation d’interventions récurrentes par client, par site ou par équipement.
 

L’application mobile facilite la tâche de nos techniciens de maintenance

Comme expliqué précédemment, nous avons deux bases opérationnelles pour nos techniciens, l’une à côté d’Agen et l’autre à Nîmes. Tous nos techniciens sont équipés de terminaux mobiles avec l’application Praxedo installée.
 
Chaque technicien gère ses interventions via son application mobile. Il reçoit ses ordres de travail, avec toutes les informations nécessaires sur l’intervention à mener ainsi que les coordonnées du client. Il peut notamment disposer d’un historique des interventions menées sur chaque panneau qu’il à inspecter ou réparer.
 

Des formulaires spécifiques en fonction des types d’interventions réalisées

En fonction des interventions, nous rajoutons dans son application des éléments comme par exemple les plans des toits de bâtiments industriels où sont installés les panneaux photovoltaïques.
Le technicien dispose également dans son application Praxedo des formulaires dédiés en fonction de s’il s’agit d’une intervention curative ou préventive. Ce ne sont pas les mêmes formulaires et ils ne génèrent pas les mêmes rapports. Tout cela a été paramétré en amont, le technicien a juste à saisir les informations dans son application. C’est facile, rapide et ça évite les erreurs ou les oublis. Si jamais il a mal rempli un champ, il ne peut pas passer au champ suivant. Ça permet de s’assurer que tout est bien fait selon les procédures établies.
 

Des photos horodatées et géocodées dans les rapports d’interventions

Par ailleurs, chose très importante pour nous, le technicien peut insérer dans son rapport d’intervention des photos avant/après du panneau sur lequel il est intervenu. Les photos sont automatiquement géocodées et horodatées. Grâce à cette fonctionnalité nous avons fait un bond qualitatif énorme en ce qui concerne la traçabilité.
 
Une fois l’intervention achevée et le formulaire complété, le technicien le signe directement dans l’application mobile grâce à la signature électronique. Ensuite, le rapport d’intervention est remonté automatiquement dans l’interface web de Praxedo, celle qui équipe le chargé d’exploitation et moi-même. Le chargé d’exploitation valide l’intervention dans la plateforme de gestion d’interventions Praxedo et en un clic il envoie le rapport d’intervention au client qui va le recevoir par email immédiatement.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Je l’ai déjà évoqué, mais le bénéfice principal que Reden Solar tire de l’utilisation du logiciel de gestion d’interventions Praxedo c’est la traçabilité des rapports d’interventions.
 

Une vraie traçabilité des interventions menées

On dispose de toutes les photos, de toutes les données saisies en intervention par chaque technicien, des historiques des opérations menées équipement par équipement. Ça nous a changé la vie en termes de gestion des opérations. On sait exactement ce qu’ont fait nos techniciens intervention par intervention, à quel endroit, à quel moment. On peut tout justifier au client s’il le demande.
 
Grâce à cet historique, chaque technicien est mieux préparé pour chaque intervention. Il a toutes les informations sur les pannes précédentes et comment elles ont été résolues. Il est ainsi en mesure de résoudre beaucoup plus facilement les problèmes du client dès sa première visite. En termes de qualité de service, c’est vraiment un atout pour Reden Solar.
 
Praxedo permet ainsi de valoriser le travail de chaque technicien, notamment aux yeux de la direction qui dispose d’un vrai compte-rendu sur chaque intervention menée.
 

Une meilleure qualité de service au client grâce aux rapports d’interventions avec photos

D’ailleurs c’est l’autre élément différenciant majeur pour Reden Solar : avec Praxedo nous avons aujourd’hui des rapports d’interventions complets et dotés de photos. Ça professionnalise considérablement notre activité vis-à-vis de nos clients. Clairement, depuis qu’on utilise Praxedo, le regard des clients sur Reden Solar a changé. Ils trouvent notre façon de faire beaucoup plus professionnelle. Ça les sécurise de disposer rapidement des rapports, des photos, etc. Ils savent ce qu’on fait, comment on le fait et quand on le fait. Ils apprécient vraiment d’avoir un retour rapide et clair de notre part. Ils perçoivent Reden Solar comme une société moderne et efficace. On a clairement augmenté le niveau de qualité de notre service.
 
D’ailleurs, et c’est important aussi d’en parler, l’utilisation de Praxedo a aussi permis de réduire au minimum les litiges avec les clients. Le fait de présenter des rapports complets, avec les photos avant/après, il n’y a aucune contestation possible. Ça fluidifie énormément la relation avec les clients.
 

Une adoption immédiate par les équipes de Reden Solar

Nous avons également des bénéfices en interne. Les premiers concernés sont les techniciens qui ont fait un énorme gain en termes de confort de travail. D’ailleurs, l’adoption de l’application mobile a été immédiate. On l’a d’abord testée pendant deux semaines sur 3 techniciens particulièrement à l’aise avec les outils informatiques. Et ensuite on a déployé l’application sur tous les autres. En un mois et demi, formation comprise, c’était réglé. Il n’y a pas eu de débat. Ils ont tout de suite compris tout ce que Praxedo leur apporte. Aujourd’hui aucun d’eux ne voudrait revenir au papier.
 
Par ailleurs, en ce qui concerne ma mission de coordination et celle des chargés d’exploitation, c’est pareil. Auparavant, les retours d’interventions des techniciens nous étaient faits par oral. Le fait de disposer des rapports d’interventions numériques rend le travail des chargés d’exploitation et le mien, en tant que coordinateur, beaucoup plus « carré ». On sait exactement où on en est vis-à-vis des plannings, des équipements, des clients, etc.
 

Un gain de temps précieux pour la planification des interventions préventives et curatives

Concernant la planification des interventions, on gagne un temps précieux avec Praxedo. Pour rien au monde je ne reviendrais en arrière. Ne me parlez plus d’Excel ! L’interface de planning des interventions permet de disposer en un coup d’œil d’une vision d’ensemble sur toutes les opérations en cours et à venir.
 
La planification à l’aide de la vue cartographique des tournées, c’est vraiment pratique. Il est beaucoup facile d’intercaler, entre deux interventions récurrentes de maintenance, des urgences en fonction des techniciens disponibles et à proximité.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Reden Solar est en plein développement. Nous avons de plus en plus de sites à gérer et nous comptons prochainement recruter davantage de techniciens, mais également augmenter notre recours à la sous-traitance.
 
Nous souhaitons que Praxedo nous accompagne dans la croissance de notre activité. Nous sommes en phase de réflexion sur la stratégie à adopter. Il est possible que cela passe par l’équipement de nos sous-traitants avec le logiciel de gestion d’interventions Praxedo.
 
Aujourd’hui on est sur un fonctionnement intermédiaire. Les sous-traitants réalisent leurs interventions, et ensuite ils nous envoient leurs rapports par email. Ensuite, ce sont les chargés d’exploitation qui remplissent les rapports correspondants dans Praxedo.
 
C’est sûr qu’on aimerait mieux que tout le monde soit équipé de Praxedo et qu’on puisse tout automatiser. On y réfléchit activement.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

En guise de premier mot-clé, je dirais « Intuitif ». La solution Praxedo est très facile à prendre en main et à utiliser au quotidien. C’est vrai pour les techniciens, pour les chargés d’exploitation et pour moi-même en tant que coordinateur du pôle maintenance.
 
Ensuite, je dirais « Traçabilité ». Praxedo nous a aidé à professionnaliser et à valoriser notre activité, que ce soit en interne ou vis-à-vis des clients. C’est le jour et la nuit par rapport à la façon dont on travaillait avant.
 

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