Comment Aura Santé assure une traçabilité
optimale de ses interventions grâce à Praxedo

 

Avec Praxedo, nous avons simplifié notre gestion d’interventions. La circulation de l’information est plus fluide et plus transparente entre toutes les parties prenantes : unités médicales, techniciens et suivi d’activité. Praxedo nous permet d’optimiser les tournées, de gagner du temps dans le traitement des interventions et surtout de disposer d’une vraie traçabilité, élément essentiel dans le secteur Biomédical.

Laurent Moreau – Chef du Pôle Support Biomédical et Technique

 

Industrie : Médical
Nombre de techniciens équipés : 7

Parlez-nous en quelques mots d’Aura Santé et de ses activités…

AURA SANTE a été fondée en 1975. Nous sommes une association loi 1901 ayant pour but essentiellement de traiter les patients insuffisants rénaux. Nous sommes des acteurs du secteur Biomédical.
 
Il y a 10 ans environ, Aura Santé a diversifié son offre de traitements en ouvrant un secteur HAD (Hospitalisation à Domicile). Depuis, un secteur SSIAD a été ouvert (Services de Soins Infirmiers à Domicile).
 
Notre structure détient 16 unités de dialyse dans 5 départements : 3 unités comptant entre 20 et 30 postes de dialyse, 10 unités entre 8 et 10 postes de dialyse et 3 unités de 5 postes.
 
A l’heure actuelle, nous avons 250 employés, dont 7 techniciens mobiles. 5 d’entre eux assurent la maintenance de plus de 1000 équipements biomédicaux dans les 16 unités sous notre responsabilité. Les 2 autres sont des agents techniques qui sont chargés de la maintenance dans les bâtiments (plomberie, climatisation, etc.).
 
Nos techniciens réalisent environ 1900 interventions à l’année.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Le service bio/technique d’Aura Santé utilise une GMAO depuis 2008 afin de répondre à la réglementation régissant la maintenance biomédicale (décret de décembre 2001).
 
Entre 2008 et aujourd’hui, notre activité biomédicale a quasiment doublé avec l’augmentation du nombre de générateurs de dialyse, l’augmentation du nombre d’appareils biomédicaux et le rattachement de deux unités de dialyse situées dans la Nièvre. Le nombre de techniciens est quant à lui resté le même.
 

Un besoin de réorganiser la gestion des interventions

Notre GMAO nous permettait de faire les déclarations de demandes d’interventions, mais pas la planification. De fait, nous étions habitués à un mode de fonctionnement assez basique, avec une planification des interventions faite sur un tableau au mur, au siège d’Aura Santé. Mais avec l’augmentation de notre activité, ce fonctionnement n’était plus satisfaisant.
 
Les techniciens passent beaucoup plus de temps sur la route pour se rendre sur les sites d’intervention, et ils n’ont plus l’occasion de se voir pour s’organiser correctement et se répartir les tournées.
 
Avec notre système, il n’y avait pas de vraie communication entre les techniciens, et il pouvait arriver que 2 techniciens se retrouvent sur la même intervention par exemple.
 
Nous avons donc décidé de nous doter d’un logiciel de gestion d’interventions pour résoudre ce genre de problèmes.
 

Des critères de choix très précis pour le logiciel de gestion d’interventions

Ainsi, le service biomédical et technique, sous l’impulsion du Directeur Technique, voulait se munir d’un logiciel simple d’utilisation, permettant aux unités de déclarer des demandes d’interventions et de consulter l’avancée des maintenances demandées.
 
Le nouveau logiciel devait également permettre aux techniciens de planifier les interventions et d’en assurer le suivi afin d’optimiser l’organisation du service. Etant itinérants, ils devaient pouvoir effectuer les rapports d’intervention.
 
Le nouveau logiciel devait pouvoir également permettre en scannant le code barre, d’effectuer les rapports d’interventions si les demandes d’interventions n’avaient pas été préalablement effectuées et de permettre d’indiquer sur les rapports d’intervention, soit en scannant un code barre soit en le recherchant dans une liste, les pièces détachées changées lors des opérations de maintenance.
 
Enfin, le nouveau logiciel n’avait pas pour but de remplacer la GMAO existante et devait pouvoir exporter les rapports d’interventions afin d’alimenter la GMAO qui servirait de « mémoire » à l’activité de maintenance du service biomédical et technique.
 
Donc nous avons regardé ce qui se faisait sur le marché. Nous avons fait une première sélection, et ensuite nous avons affiné le choix en fonction des fonctionnalités proposées par les fournisseurs.
 
Le choix a été vite fait car il n’y avait que Praxedo qui remplissait pleinement notre cahier des charges, et qui proposait une solution vraiment simple d’utilisation et permettant de garder en mémoire les historiques d’intervention et les rechercher facilement en cas de besoin.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

A divers degrés, Praxedo peut être utilisé aujourd’hui par l’ensemble du personnel Aura Santé.
 

La plateforme web pour la création des demandes et la planification des interventions

En premier lieu, la plateforme web est utilisée par les agents d’Aura Santé (IDE, AS, ASH) pour déclarer et suivre leurs demandes d’interventions. Ce sont donc les personnels soignants dans les unités médicales qui saisissent leurs demandes d’interventions dans l’interface web de Praxedo.
 
Elle est également utilisée par le service biomédical et technique pour planifier la maintenance et suivre les interventions jusqu’à leur validation. En fin de process, je valide les interventions dans la plateforme, une fois que tous les renseignements complémentaires ont été remplis. Ensuite, j’exporte l’ensemble des données des comptes-rendus d’intervention, dont les numéros d’équipements et les pièces détachées utilisées, et ces informations sont finalement importées dans notre GMAO.
 

L’application mobile pour les techniciens itinérants

En second lieu, l’application mobile n’est utilisée que par les techniciens biomédicaux et techniques. Ils y accèdent directement sur leur smartphone. Elle leur permet d’assurer la maintenance sur site une fois qu’elle a été planifiée, évitant de ce fait l’utilisation d’outils plus lourds (ordinateurs portables ou ordinateurs fixes des unités) et d’oublier d’effectuer les rapports d’interventions.
 
Car auparavant, la création de rapports était assez complexe. Ils devaient à la fois se connecter à la GMAO, et prendre un temps assez long pour remplir un rapport d’intervention ne répondant pas forcément à notre activité avec de multiples champs obligatoires. Ce n’était pas optimal.
 
Maintenant, avec l’application mobile de Praxedo c’est beaucoup plus simple et surtout beaucoup plus rapide. C’est un vrai confort pour nos techniciens de maintenance.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Une facilité de prise en main et un gain de temps pour les techniciens

L’outil a été facilement accepté, que ce soit par les techniciens ou par le personnel soignant. Les retours que nous avons eu sont que l’outil est simple d’utilisation et qu’il permet un gain de temps important pour les techniciens.
 
Praxedo permet également un envoi automatique d’un rapport d’intervention aux responsables des unités de dialyse une fois que l’intervention a été clôturée par le responsable du service de maintenance.
 
Pour résumer notre expérience sur Praxedo, je dirais que ce logiciel de gestion d’interventions nous a permis :

  • Une meilleure gestion de notre cycle d’interventions dans sa globalité ;
  • Une meilleure planification des interventions et une meilleure coordination de nos techniciens entre eux. Nous n’avons plus les problèmes de doublons que nous avions auparavant. Avec Praxedo, on optimise les tournées et on a une meilleure gestion du temps ;
  • Un meilleur pilotage de l’activité terrain, avec notamment la capacité à suivre en temps réel les plannings d’interventions des techniciens sur le terrain ;
  • Une meilleure traçabilité des interventions, ce qui est très important pour nous au regard de la réglementation qui régit les activités du secteur biomédical ;
  • Une meilleure complétude des rapports d’interventions, avec notamment la possibilité d’y intégrer facilement des photos des équipements traités, pour permettre aux cadres des unités médicales de savoir ce qui a été fait sur leur appareils.

Aujourd’hui, nous avons créé trois catégories de comptes-rendus d’interventions dans Praxedo :

  • 1 pour la maintenance biomédicale
  • 1 pour la maintenance technique
  • 1 pour ce qui concerne le suivi des déplacements d’appareils d’une unité médicale à une autre

Une simplification des rapports d’interventions

Avec Praxedo, nous avons beaucoup simplifié les rapports d’interventions par rapport à ce qu’on faisait avec notre GMAO. Aujourd’hui, la saisie est simplifiée. On ne rentre que les données qui nous servent et qui sont obligatoires vis-à-vis de la réglementation. C’est un vrai confort et un gain de temps pour nos techniciens.
 
D’ailleurs, comme je le disais, nos techniciens ont rapidement pris en main l’application mobile. Ils n’y voient que des bénéfices par rapport à notre GMAO. Par exemple, il leur suffit de rentrer le numéro d’un équipement pour le retrouver, valider la demande d’intervention et la planifier. C’est l’affaire que quelques secondes.
 

Une visibilité instantanée sur les plannings de chaque technicien

En outre, ils ont tous une visibilité sur le planning de l’ensemble du service, ce qui leur facilite vraiment la vie. Ils ne touchent plus notre ancienne GMAO. Ils font tout dans Praxedo.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Avec Praxedo, le service biomédical d’Aura Santé a trouvé l’outil complémentaire à sa GMAO.
 
Praxedo permet l’organisation de la maintenance au quotidien et la GMAO permet une gestion des équipements au long terme et de manière plus administrative.
 
Notre service biomédical est prêt à travailler avec Praxedo pour faire évoluer la solution afin de répondre encore mieux aux critères de la réglementation qui régit notre activité

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Simplicité

Je dirais d’abord que Praxedo est vraiment une solution qui se caractérise par sa simplicité d’utilisation. Pour la plateforme web comme pour l’application mobile. Elle nous permet d’organiser la maintenance dans sa globalité, de la création de la demande d’intervention jusqu’à la réalisation complète de la prestation et l’envoi du rapport.
 

Traçabilité

Ensuite, je parlerai de la traçabilité. C’est un élément très important pour nous, car nous obéissons à une réglementation stricte dans le secteur biomédical. Praxedo nous permet de tracer les interventions, de conserver les historiques de ce qui a été fait sur chaque appareil, et de les retrouver immédiatement en cas de besoin.

 

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