Soumise à des réglementations françaises et européennes contraignantes, l’industrie du Froid est contrainte à réaliser des interventions régulières sur ces équipements et à les notifier dans un formulaire administratif réglementé, le CERFA 15497.
Ce document, aux multiples champs, est complexe et long à remplir. Le numériser présente ainsi de nombreux avantages afin d’optimiser la prestation des techniciens de terrain.
Cerfa pour la climatisation : une règlementation française et européenne contraignante
Le remplissage de ce cerfa répond à un développement du secteur du froid, et à de nouvelles contraintes globales pour le suivi des produits potentiellement dangereux pour l’environnement.
L’INDUSTRIE DU FROID SE DÉVELOPPE… ET LES NORMES DE CLIMATISATION AUSSI
De la grande distribution, aux entrepôts en passant par les petits commerces, les entreprises, les établissements publics, les transports… le froid est partout. En quelques années l’industrie du Froid s’est considérablement développée et aujourd’hui elle se présente sous pléthore de matériels : climatisation, congélateurs, chambres froides, vitrines, dessertes, armoires réfrigérées, cellules de refroidissement, distributeurs à granité…
Or les fluides frigorigènes utilisés dans les équipements de climatisation et de réfrigération ou dans les pompes à chaleur sont de puissants gaz à effet de serre destructeurs de la couche d’ozone.
Forts de cette situation, la France et l’Europe ont mis en place des réglementations drastiques. Le décret n°2015-1790 du 28 décembre 2015 relatif à certains fluides frigorigènes et aux gaz à effet de serre fluorés encadre “les conditions de vente des équipements dont la charge en fluide frigorigène est effectuée en usine mais qui nécessitent de faire appel à une entreprise titulaire d’une certification réglementaire, appelée “attestation de capacité”, pour effectuer leur assemblage ».
Aussi, afin de prévenir les fuites de fluides frigorigènes CFC, HCFC ou HFC contribuant à la destruction de la couche d’ozone et à l’effet de serre, la réglementation prévoit pour toutes les installations contenant plus de 2 kg de ces gaz, un contrôle périodique d’étanchéité.
LE CERFA 15497, UN DOCUMENT OBLIGATOIRE POUR LES PROFESSIONNELS DE LA CLIMATISATION ET DU FROID
Ainsi, tous les techniciens de terrain doivent, lors de leurs interventions sur des équipements de froid, notifier toutes les informations sur la nature de la prestation dans le CERFA 15497 (appelé aussi fiche d’intervention ou bordereau de suivi des déchets dangereux pour les opérations nécessitant une manipulation de fluides frigorigènes effectuées sur un équipement, prévus aux articles R.543-82 et R.541- 45 du code de l’environnement).
Ce contrôle doit être réalisé par une entreprise titulaire d’une attestation de capacité et doit être renouvelé à chaque fois que des modifications ayant une incidence sur le circuit contenant les fluides frigorigènes sont apportées à l’équipement.
Suite à ce contrôle, le frigoriste doit remettre un certificat d’étanchéité et dresser un constat dans un CERFA. Selon la réglementation, tout détenteur d’équipements de froid doit s’engager à transmettre annuellement à son organisme agréé, avant le 31 janvier de chaque année, les quantités de fluide achetées, chargées, récupérées, détenues, cédées au cours de l’année civile précédente.
Le CERFA climatisation numérique : quels avantages ?
Passer au numérique pour remplir ce CERFA présente de nombreux avantages tant pour le technicien que pour les administrateurs au siège.
GAGNER DU TEMPS SUR LE TERRAIN POUR LE TECHNICIEN
Comme tout formulaire administratif, ce CERFA n’est pas des plus simples à remplir. Si certains champs sont prédéfinis avec des cases à cocher comme la nature de l’intervention ou la fréquence minimale du contrôle périodique de l’équipement, d’autres comme la quantité de fluide chargée totale ou la quantité de fluide récupérée nécessitent, de la part du technicien, des calculs en kg.
Aussi, il est pertinent de mettre à la disposition des techniciens de terrain un CERFA numérique accessible depuis leur Smartphone et/ou tablette. Celui-ci est alors constitué de champs pré-remplis via les identités de l’opérateur et du détenteur, ou le type d’équipement concerné dans le cas d’une maintenance préventive. Il comporte aussi des champs renseignables par menus déroulants, ce qui signifie que le formulaire dématérialisé est bien plus rapide à remplir. Le technicien gagne du temps et écarte les erreurs ou problèmes d’illisibilité de certaines écritures apparaissant dans les documents papiers.
RÉDUIRE LES ERREURS LORS DU REMPLISSAGE DU CERFA CLIMATISATION
Concernant la quantité de fluide récupérée ou ajoutée, un outil de calcul intégré à l’application numérique permet de révéler immédiatement une éventuelle erreur dans la valeur indiquée par le technicien.
En fin de questionnaire, un champ permettant au technicien et au détenteur de l’équipement d’apposer leurs signatures de façon électronique certifie que l’opération a bien été effectuée. Une fois le formulaire validé, il est envoyé directement par mail au client et inséré dans le workflow du prestataire. À noter que tant que ce champ n’est pas validé, l’application numérique de l’intervention n’est pas close.
UNE TRAÇABILITÉ SANS FAILLE DE VOS CERFA POUR FLUIDES FRIGORIGÈNES
Grâce au CERFA numérisé, le prestataire et le client peuvent tracer, archiver et avoir un historique de toutes les prestations réalisées sur les équipements. Ce document fait office de preuve en cas de litige sur l’intervention du technicien.
Soulignons également qu’en cas de contrôle par une autorité légale, il est plus aisé de retrouver et de fournir des documents numériques stockés et archivés sur des serveurs plutôt que des documents papiers entassés dans des armoires. Document administratif obligatoire, le CERFA 15497 doit être conservé cinq ans par le client et cinq ans par le frigoriste.
CERFA de climatisation numérique : un outil de fidélisation des techniciens de terrain
Pour faire face à la pénurie de compétences et au turn over important que subissent les prestataires du marché du froid, ils doivent déployer des moyens pour séduire et fidéliser les techniciens de terrain, et notamment les jeunes.
Souvent nés avec le numérique, ces professionnels sont très sensibles à l’environnement digital dans lequel ils évoluent et ne conçoivent pas de remplir des bordereaux et formulaires papier. Il est donc important de digitaliser au maximum leurs missions en leur permettant d’accéder, depuis leurs appareils mobiles, à leurs plannings, aux documentations et informations sur les matériels, aux documents administratifs.
Tous ces outils numériques leur permettent non seulement d’optimiser leurs tâches mais aussi d’éviter des retours au bureau pour récupérer ou remplir des documents papiers. Enfin, un technicien se sent valorisé par les outils numériques qui lui permettent de se concentrer sur son métier et sur des actions à plus forte valeur ajoutée.
Ainsi, en numérisant le CERFA, le prestataire optimise la mission des techniciens de terrain, réduit les erreurs, accroît la traçabilité des interventions et satisfait les conditions des réglementations notamment celles relatives à l’archivage des documents administratifs durant cinq ans.
