Fév 06

Une meilleure gestion des tournées pour gagner en productivité

Posté par : Basile Sommer / Etiquettes : , ,

Une meilleure gestion des tournées pour gagner en productivité

L’optimisation des tournées est un problème qui semble insoluble à beaucoup d’entreprises. Vous devez prendre en compte de nombreuses contraintes qui paraissent impossibles à prévoir et à maîtriser. Pourtant, c’est bien votre productivité et de conséquentes économies qui sont à la clé. Découvrez comment un logiciel de gestion des interventions et une systématisation de vos process peuvent vous aider.

3 bonnes raisons de perfectionner l’optimisation de vos tournées

Tout changement de méthode semble a priori laborieux et difficile à imposer à vos équipes terrain. Pour faciliter la transition, vérifiez qu’un Customer Success Management sera mis à votre disposition par la solution de gestion des interventions qui vous fait de l’œil. Car si vous regardez au-delà de cet investissement, vous en découvrirez rapidement les innombrables bénéfices pour votre productivité.
 

Placez vos équipes terrain au cœur du dispositif

Une tournée mal organisée engendre de la fatigue pour vos employés. Trajets exagérément longs entre deux interventions, confusions dans les rendez-vous, mauvaise humeur des clients à cause d’un retard ou un problème non solutionné… Tous ces facteurs ne favorisent pas la meilleure efficacité de vos collaborateurs au sein de votre entreprise, ni leur bonne humeur au travail.
 
Connaissez-vous la « symétrie des intentions » ? Ce concept popularisé par Charles Ditandy et Benoît Meyronin avance que la qualité relationnelle que vous développez avec vos collaborateurs se reflète directement sur votre relation client. Cette thèse s’applique d’autant plus aux équipes de terrain, qui sont au contact direct de vos clients.
 
Réussir enfin à mieux organiser vos tournées, c’est faciliter la vie de vos techniciens, inspecteurs ou auditeurs. Ils évitent les déplacements inutiles, bénéficient de plannings optimisés et de toutes les informations et compétences nécessaires au bon déroulement de l’intervention. Bref : vous leur donnez les moyens de réaliser un service optimal.
 

Une meilleure gestion d’intervention pour une satisfaction client croissante

Bien sûr, vos clients aussi bénéficieraient d’une meilleure gestion. Leur satisfaction devrait d’ailleurs être l’une de vos métriques principales, en tant que société délivrant un service. Du bon déroulement d’une intervention dépend la relation qu’ils entretiennent avec votre entreprise, leur fidélisation ou leur départ.
 
L’optimisation de vos tournées doit permettre de respecter l’ensemble de vos engagements contractuels. Il ne s’agit pas seulement de la résolution du problème client, mais aussi de votre réactivité, de garantir la ponctualité du technicien et d’assurer une bonne communication.
 

Comment une gestion optimale des interventions vous fait économiser de l’argent

Le First Time Fix Rate (ou taux de résolution en première intervention) ne doit pas seulement être votre obsession pour satisfaire au mieux le consommateur. Augmenter ce taux, c’est aussi booster efficacement votre productivité.
 
Une étude Aberdeen Group de 2013 démontre que si un problème n’est pas résolu lors d’une première visite, une moyenne de 1,5 intervention supplémentaire sera nécessaire. Un échec dont le coût peut augmenter, de plusieurs centaines à plusieurs milliers d’euros, selon les infrastructures et la nature de votre entreprise. On comprend l’importance de discipliner vos modes de fonctionnement grâce à un logiciel adapté.

Optimisez vos tournées en choisissant la dématérialisation !

Pour gagner en productivité, l’urgence est d’entamer la transition vers une gestion des interventions 100 % dématérialisée grâce à une solution adaptée. Selon une étude de 2015 par Aberdeen Group portant sur la mobilité dans le secteur des services, les entreprises les plus performantes utilisent encore le support papier pour seulement 27 % de leurs process. Pour les plus mauvais élèves, le taux s’élève à 35 % ! Découvrez comment la mobilité fait la différence.
 

Gérez dès maintenant vos interventions en temps réel

Le travail administratif est l’un des plus chronophages. Allégez la tâche de vos équipes en dématérialisant toutes les transmissions d’informations au sein de votre entreprise. Dans cet objectif, nous vous conseillons une solution SaaS (Software As A Service) comme Praxedo, disponible depuis n’importe quel appareil connecté, de l’ordinateur au smartphone.
 
Les impacts positifs sur votre productivité sont multiples. Tout d’abord, les coûts du numérique sont beaucoup moins élevés que ceux des stocks de papier et des impressions – sans compter la main-d’œuvre nécessaire à la gestion de ces données physiques. Vous évitez également tous les contretemps et pertes de documents entraînant des doubles saisies. La transmission de toutes les informations utiles se fait en temps réel et ces données sont accessibles à qui en a besoin.
 

La transparence, secret d’un logiciel de gestion d’interventions efficace

Dématérialiser votre gestion de tournées, c’est obtenir une transparence maximale, garante d’une meilleure productivité.
 
Fini les fiches doubles carbonées oubliées dans le camion ou perdues entre deux trajets ! Par exemple, lorsqu’un planificateur ouvre la page d’accueil version web de la solution de gestion Praxedo, il a directement accès au planning de tous ses techniciens. La géolocalisation de leurs dispositifs mobiles permet de savoir exactement où ils sont et à quelle heure, et de vérifier l’horodatage, pour un suivi optimal des interventions.
 
Vous allez enfin pouvoir connaître la productivité réelle de vos techniciens et maximiser leurs taux de charge. Mais aussi, vous saurez quels éléments leur ont fait défaut pour réussir une mission donnée, afin d’améliorer vos process.

Comment choisir votre logiciel de gestion d’intervention ?

Parmi les différentes solutions d’optimisation des tournées existantes, certaines options se démarquent des autres lorsqu’il s’agit d’augmenter votre productivité.
 

L’intelligence artificielle permet une planification optimisée

L’intelligence artificielle se fait une place de plus en plus incontournable dans tous les secteurs d’activité, et la gestion des interventions terrain n’échappe pas à cette tendance. A titre d’exemple, le logiciel de gestion d’interventions Praxedo propose une fonction redoutable : le Smart Scheduler. Les algorithmes prennent le pas sur vos coordinateurs, afin d’obtenir une planification intelligente en fonction des contraintes connues. Indicateurs métiers, proximité géographique, info trafic… toutes les variables sont prises en compte pour programmer des tournées idéales.
 
Au-delà de la planification intelligente, travailler avec un logiciel de gestion d’interventions innovant vous permet d’organiser un vrai service de maintenance prédictive. En termes de productivité aussi bien que pour votre relation client, vous gagnez à intervenir avant toute panne effective.
 

Le logiciel idéal doit s’intégrer à votre Système d’Information

Au moment de choisir votre nouvelle solution d’optimisation de tournées, veillez à ce qu’une interconnexion totale soit possible avec votre système d’information déjà existant (ERP, CRM…). Si c’est impossible, vous perdrez une grande partie des bénéfices de la dématérialisation, car les informations devraient être transmises manuellement.
 
Votre logiciel idéal devrait donc être interfacé avec de nombreuses applications couramment utilisées telles que Salesforce, Microsoft Dynamics ou encore SAP. L’intégration est alors parfaite et vos données basculent facilement d’une application à l’autre. C’est une fonction essentielle à la bonne communication entre vos équipes terrain et votre service client par exemple, ou encore pour gérer automatiquement l’établissement et l’envoi de factures.
 

Exigez un logiciel de gestion des interventions utilisable en mobilité

Lorsqu’il s’agit de planifier des tournées pour des équipes terrain, le passage à une solution mobile s’impose. Ainsi, le logiciel est accessible par tous, à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté.
 
Les nombreux avantages d’une solution SaaS ont déjà séduit l’écrasante majorité des entreprises. Selon une étude du Baromètre des Prestataires du Cloud Computing, le marché du Cloud serait passé de 0,9 milliard d’euros en 2007 à 5,9 milliards en 2016, signe d’une transition déjà bien entamée. La première raison de ce changement pour 66 % des interrogés ? La volonté de diminuer les coûts !
 
Et vous, qu’attendez-vous pour booster l’efficacité de vos équipes terrain, tout en économisant intelligemment vos ressources ?
 
 

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A propos de l’auteur

Basile Sommer est Responsable Marketing Digital BtoB chez Praxedo, leader des logiciels de gestion d’interventions pour les techniciens. Il est spécialiste de l’acquisition digitale et de l’analyse de données stratégiques..

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