Mar 15

Bon d’intervention : facilitez la saisie pour le technicien terrain

Posté par : Romain Vinet / Etiquettes : , ,

Bon d’intervention : facilitez la saisie pour le technicien terrain

Les tâches administratives occupent une bonne part du temps de travail de vos techniciens terrain. Avant, pendant et après une intervention, ils doivent consulter des documents et remplir des comptes-rendus complexes. Il existe pourtant désormais des solutions faciles à utiliser pour fiabiliser la saisie de rapports et soulager vos équipes mobiles. De fait, avec les bons outils, la saisie des comptes-rendus d’intervention n’a jamais été aussi facile pour vos techniciens.

Suivi d’interventions terrain : choisissez une solution de mobilité

 

Pour votre gestion d’intervention, pensez mobile !

Si vous souhaitez fiabiliser vos rapports d’interventions, c’est l’ensemble de vos process qui doit être revu. Selon une étude de Rapid Value, dès cette année, le taux de techniciens de terrain équipés d’appareils mobiles devrait s’élever à 70 %. Si vous faites partie des 30 % restants, songez au bénéfice d’une transition vers le tout digital.
 
Pour un technicien nomade, être équipé d’un dispositif mobile (smartphone ou tablette) est vital. Votre solution de gestion d’interventions doit donc, elle aussi, suivre le mouvement. La dématérialisation vous libère du poids (et du coût) du papier tout en permettant un traitement des informations et des plannings plus rapide.
 

Préférez une solution de gestion d’interventions dans le Cloud

Il est impératif de protéger les documents dont vos techniciens ont la charge : bons de commande ou de livraison, comptes-rendus d’intervention… Là où les papiers se perdent facilement, ou deviennent illisibles à cause d’une écriture manuscrite indéchiffrable, les ressources digitales sont plus sûres. Afin d’éviter tout risque de panne matérielle, mais aussi pour accélérer la transmission des données, les entreprises de service optent de plus en plus pour une solution en mode SaaS (Software as a Service).
 
Les intérêts sont multiples. D’abord, l’application mobile hébergée offsite est accessible depuis n’importe quel dispositif : smartphone, tablette, ou même depuis les ordinateurs de bureau. Les informations entrées dans un formulaire par exemple sont immédiatement transmises et accessibles en temps réel à tous les autres collaborateurs. Veillez cependant à choisir une solution disponible aussi bien online que offline afin que vos techniciens ne soient jamais handicapés par une absence de réseau. Le logiciel Praxedo reste par exemple toujours accessible, et les données sont partagées dès que le dispositif peut se connecter à internet.

Fiabilisez la saisie des comptes-rendus d’intervention

Pré-paramétrez les rapports d’activité

Les logiciels de gestion offrent de nombreuses options pour faciliter le remplissage des différents formulaires. Connectée à une base de données centralisée, votre application mobile peut extraire elle-même les informations déjà connues. Le technicien n’a alors, par exemple, plus qu’à ajouter le compte-rendu de sa mission sur le terrain.
 
Les formulaires électroniques sont très simples à remplir, même pour celui qui n’est pas habitué à manipuler un smartphone. Au moment de créer vos formulaires, vous pouvez choisir des options à cocher ou bien des menus déroulants, et ne réserver des zones de textes que pour indiquer des précisions.
 
Praxedo propose également un service de rapports intelligents prédéterminés, visant un taux d’erreur minimum. Vous pouvez par exemple conditionner l’apparition d’une section : il sera alors impossible de continuer la saisie s’il manque une donnée. Vous pouvez aussi choisir de contrôler la présence d’une expression précise. Bref, l’application mobile agit comme un véritable assistant en opérant une supervision automatique.
 

Comment libérer le temps de travail de vos techniciens bénéficie au client

Vos collaborateurs voyant ces tâches administratives parfois rébarbatives allégées gagnent un temps précieux et facturable. Mais surtout, cette optimisation leur permet de se consacrer au client et à son intérêt, et ce dernier le ressent.
 
Une étude Aberdeen Group de 2014 montre la corrélation entre le temps de travail libéré et la satisfaction client. Pour les sociétés de service leaders du marché, 70 % du temps de travail des techniciens correspond à des interventions effectives. 58 % de leurs clients sont satisfaits du service reçu et renouvellent leur contrat. En comparaison, les sociétés dont les équipes terrain n’atteignent qu’un taux de 65 % de temps facturable déçoivent leurs clients, et seulement 30 % d’entre eux signent à nouveau.

Obtenez une meilleure traçabilité de vos interventions

Comment vos techniciens peuvent faire valider leurs rapports sur place

L’avantage d’une solution mobile est qu’elle vous assiste tout au long du procédé d’intervention. En enregistrant chaque étape, vous conservez précieusement toutes les preuves nécessaires en cas de litige. Le logiciel de gestion de tournées Praxedo permet par exemple de scanner des codes-barres ou des QR Code, mais aussi de prendre des photos sur place. Ces dernières sont géocodées et horodatées afin de démontrer avec certitude où et quand elles ont été prises.
 
Aucun imprévu ni aucune plainte ne peut plus vous surprendre, quelques jours plus tard, ou au moment de facturer vos clients. Une fois son compte-rendu d’intervention rempli sur place, votre technicien peut directement le faire valider, grâce à un système de signature client électronique.
 

La transmission de données n’a jamais été aussi facile

Grâce aux dispositifs mobiles connectés à internet, et interfacés avec l’ERP de votre société de service, les comptes-rendus d’intervention et autres bons de livraison peuvent être directement partagés avec le service administratif. Plus besoin d’attendre que vos équipes terrain reviennent au bureau pour retranscrire sur ordinateur les données de leurs rapports. Finis donc les délais et erreurs des doubles saisies : la facture peut être envoyée directement par e-mail au client final.
 
En plus de réduire les erreurs et les imprévus dans la transmission de données, une solution digitale vous permet de diminuer drastiquement vos délais de facturation. Vous apprécierez l’amélioration significative de votre cash-flow et serez surpris d’atteindre chaque mois vos objectifs.
 
Quelles avancées technologiques à venir seront en mesure d’améliorer toujours plus le suivi de vos techniciens sur le terrain ? D’ores et déjà, vous pouvez investir dans les wearables, ces petits objets connectés à emporter partout avec soi. Praxedo est déjà compatible avec Google Wear. Depuis leur montre, vos collaborateurs nomades consultent leur planning en un coup d’œil, sont guidés par GPS ou enregistrent le début d’une intervention. Le dispositif mobile qui les accompagne devient de plus en plus discret.
 
 

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A propos de l’auteur

Romain Vinet est Directeur Produit chez Praxedo, leader des logiciels de gestion d’interventions pour les techniciens. Il est expert en technologies SaaS et en stratégie de développement d’applications web et mobile.

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